O case Faap

    Desde os primórdios da humanidade, a posse do "verdadeiro capital" tem sempre determinado os vencedores. Na Pré-história o capital era a força bruta. No Feudalismo, os mais fortes eram os detentores das terras. Na Revolução Industrial, o capital era representado pelas máquinas. Na Era da Informação, os verdadeiros vencedores eram aqueles que detinham o poder sobre a informação. A Internet promoveu a "democratização" da informação, ou seja, ricos e pobres podem compartilhar o mesmo espaço e ao mesmo tempo. Durante milênios, o conhecimento humano foi sendo confinado em papel, e, historicamente, instituições educacionais são as maiores acumuladoras e geradoras de informação em papel que se tem notícia: pesquisas, livros, procedimentos internos, etc.

    Se inicialmente esses registros em papel representaram segurança para que o saber não fosse perdido, hoje, diante das novas TI´s, não faz o menor sentido manter o mesmo volume de papel em circulação nos mesmos níveis (até mais altos, em muitos casos) do que em séculos passados, quando não existia a possibilidade de arquivos digitais, cujos custos decrescem diariamente.

    Diante deste cenário e dos elevados custos com a compra de papel e cartuchos de impressora, a diretoria executiva da Faap há 2 anos e meio tomou a decisão estratégica pioneira de colocar em prática um processo de organização digital® na administração do campus.

    Hoje o Portal Faap na web está consolidado e podemos fazer a seguinte análise dos objetivos alcançados:

- estimamos inicialmente que o Portal Faap teria 530 páginas. Encerramos 2003 com quase 10.000 páginas criadas.
- à medida que o Portal Faap foi se consolidando, o volume de páginas visitadas aumentou passando de 300.000 visitas em dezembro/2001, 1.500.000 visitas/mês/média em 2002 e 2.000.000 visitas/mês/média em 2003.
Obs: foram 2,3 milhões apenas nos 19 dias de dezembro.
- foram 12,5 milhões de páginas visitadas em 2002. Em 2003 crescemos 100%, praticamente dobrando este número para 25 milhões.

- foram 958.423 visitantes em 2003 e 3.066.527 em 2004

- mais de 12.000 e-mail´s trocados para a execução das tarefas.
- quase 2.900 e-mail´s para atendimento de dúvidas dos alunos.
- quase 1.100 ações de email´s de diferentes tipos, divulgando informações de interesse dos alunos, como oportunidades de estágio, atividades acadêmicas, etc.
- envio diário, por e-mail, de um cartão eletrônico saudando os alunos aniversariantes do dia.
- a diversidade de eventos culturais organizados pela Faap permitiu usar a Internet de forma criativa com o objetivo de divulgar as exposições, resultando em 61 hotsites criados em 2003.
- durante o ano o processo de matrícula dos alunos da graduação migrou do modelo papel-presencial para o digital-virtual, com a retirada do Kit Matrícula exclusivamente pela web para os adimplentes e entrega pelo Correio.
- quase 200 alunos fizeram sua inscrição na Recuperação de Estudos da Faculdade de Administração on-line.
- os Sistemas Acadêmicos usados pela Pós Graduação e MBA ratificaram a importância do conceito de comunicação estruturada e muitas inovações sugeridas pelos usuários (alunos e professores) serão disponiblizadas com a versão 2.0, em fase final de desenvolvimento.
- o Sistema Docente on-line foi disponibilizado em www.faap.br/professores .
- criação do hotsite www.faapsocial.org.br para divulgação das ações sociais promovidas pelos alunos, professores, funcionários e ex-alunos.
- nossos servidores estão certificados pela CertiSign, conferindo maior segurança aos usuários do Portal Faap.
- o Sistema de Busca da Biblioteca foi implantado tanto na Internet como na Intranet, agilizando a pesquisa no acervo. Agora em março acrescentamos a Pesquisa EBSCO, a maior e mais conceituada base de dados da área de negócios e comunicação, gratuita para alunos, professores e funcionários.
- mais de 30 sistemas criados pela Inspirit e integrados ao legado da Faap.
- Em janeiro/2004 a homepage do Portal Faap ganhou novo visual, ficando mais moderna e dinâmica, o que melhorou o acesso aos serviços e informações procuradas.

INTRANET FAAP, O PORTAL CORPORATIVO

    O Portal Corporativo, a Intranet Faap, está disponível a pouco mais de um ano e “despapelizou” algumas rotinas burocráticas na busca da excelência administrativa:

- 5.778.156 páginas acessadas de março a dezembro/2003, com tempo médio on-line de 4horas/dia/usuário.
- quase 8.500 memorandos eletrônicos.
- mais de 2.500 pedidos on-line para o Almoxarifado.
- mais de 2.000 acompanhamentos on-line de requerimentos de alunos (em fase de teste).
- quase 200 acompanhamentos de inscrição na Recuperação de Estudos da Faculdade de Administração.
- criamos uma ferramenta para acompanhamento on-line da situação acadêmica dos alunos e outra para o acompanhamento on-line dos planos de cursos.
- os 240 usuários corporativos têm à sua disposição um comunicador instantâneo com características presenciais exclusivas.
- tanto professores como alunos podem indicar on-line bibliografia para a Biblioteca.
- a arquitetura de navegação da Intranet Faap está preparada para futura integração com o módulo Business Intelligence da Oracle.
- em novembro/2003 a organização da HSM Management dedicou um painel para apresentação de uma palestra sobre o tema “O Novo Paradigma da Organização Digital® - Case Faap”.
- Em março/2004 a Humus Consultoria também dedicou um painel para apresentação de uma conferência com o tema “Organização Digital® - Case Faap: O Uso de TI Rumo à Excelência Administrativa” .

    Investir em Organização Digital® significou ganho de agilidade no processo decisório e redução de custos e investimentos em tecnologia da informação. Tanto no atendimento ao aluno como nos procedimentos administrativos o computador é o meio.

    Implantar conceitos de OD que permitiram a redução de 80% do volume de papel utilizado na Faap, mais do que representar economia de custos, acena para uma das metas da Fundação: a utilização consciente dos recursos disponíveis, inclusive os renováveis. E, enquanto instituição educacional, efeito demonstração.

OS PRÓXIMOS PASSOS

Imaginar o futuro é um grande desafio, porém alguns temas deverão se tornar estratégicos para a consolidação do Portal Faap na Internet:

- segurança: o volume de informações trafegando pela web alcançou patamares elevados e esta questão tenderá a ser analisada com mais importância.
- armazenamento: a Fundação criou um legado eletrônico e o tratamento destas informações também será estrategicamente analisada.
- atendimento virtual: algumas soluções foram avaliadas e em 2004 teremos subsídios para implantar a solução mais adequada.
- auto-atendimento: a adoção destes terminais poderá ajudar na redução do tempo de permanência dos alunos em filas na Central de Atendimento.
- biblioteca digital: estamos avaliando a possibilidade de criarmos a partir dos TCC´s uma base de dados eletrônica para o desenvolvimento de novas pesquisas e conseqüentemente do perfil empreendedor dos nossos alunos.
- WiFi: a adoção desta tecnologia no campus é uma questão de tempo.
- comunidade virtual: o perfil de uso da Internet pelos nossos alunos é diferenciado e permite a formação deste tipo de comunidade com objetivos acadêmicos.
- VoIP: com a consolidação dos cursos de Pós Graduação da Faap em São José dos Campos (SP) e em breve em Ribeirão Preto (SP), o uso desta tecnologia resultará em economia na comunicação entre o campus São Paulo e estas unidades do interior.
- disponibilizar a Central de Atendimento on-line para acesso via telefone celular (Windows CE, Palm).
- manter o visual do Portal Faap sempre atualizado.
- ransmissão tipo webcasting de alguns eventos realizados via Video Conferência.
- cadastramento de currículos para futuros professores e funcionários.
- Boletim on-line para os alunos do Colégio Faap
- integração multimídia: divulgação da Rádio e TV Faap na web .

Para o Portal Corporativo, a Intranet Faap podemos vislumbrar alguns pontos estratégicos:

- segurança e armazenamento: o volume de informações gerado internamente merece maior atenção. Tomemos o exemplo das notas dos alunos lançadas no Lyceum à são 8mil alunos pelo menos 3 avaliações x 10 disciplinas o que equivale a algo em torno de 240.000 lançamentos por semestre, número expressivo que por si só justifica esta preocupação.
- integração com telefonia: novas tecnologias permitem integrar as nossas soluções de Intranet com a telefonia, as quais poderemos testar e avaliar.
- integração com o B.I. da Oracle.
- disponibilização de vídeos de treinamento para os funcionários e professores, com gerenciamento de acesso.
- e-procurement: integração dos fornecedores com o módulo de compras, agilizando e tornando mais transparente este processo, além de reduzir custos.
- integração multimídia: explorar o potencial da Rádio e TV Faap dentro do campus, cativando a audiência por parte dos alunos, professores e funcionários, sem comprometer o link de internet

    Em plena era da tecnologia da informação em que o mundo perdeu fronteiras, atualização e eficiência são vitais e o posicionamento estratégico da Diretoria Mantenedora neste assunto é o que permite avançarmos na conquista dos objetivos.

    2004 promete ser o ano da transição dos conceitos de Gestão da Informação para Gestão do Conhecimento, consolidando a posição de vanguarda da Faap na adoção das novas tecnologias.

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